¿Alguna vez te has preguntado por qué algunas reuniones son simplemente transformadoras mientras que otras parecen una pérdida de tiempo?

Permíteme llevarte al mundo de Marta, una directora de proyectos en una empresa tecnológica.

A pesar de estar rodeada de mentes brillantes y colaboradores apasionados, Marta notó un patrón preocupante:

las reuniones, que deberían haber sido el motor de la innovación y la colaboración, a menudo terminaban siendo sesiones desorganizadas, sin dirección clara y, lo que es peor, sin resultados tangibles.

Marta sabía que el problema no era la falta de talento o de ideas.

Era la estructura y el enfoque de las reuniones lo que necesitaba una revisión.

Así que decidió implementar un nuevo sistema:

 1 - Contextualizar es la clave:

Marta entendió que la preparación era esencial.

Así que, antes de cada reunión, enviaba un resumen detallado de los temas a tratar, junto con cualquier material relevante.

 Esto permitía que todos llegaran a la reunión con una comprensión clara de lo que se esperaba y lo que se necesitaba discutir.

2 - Fomentar la participación activa:

Marta se dio cuenta de que las mejores ideas a menudo venían de las voces menos escuchadas.

Introdujo una regla simple pero efectiva: cada miembro del equipo debía contribuir al menos una vez durante la reunión.

Esto no solo garantizó que todos estuvieran comprometidos, sino que también permitió que emergieran perspectivas y soluciones únicas.

3 - Acción post-reunión:

Marta sabía que una reunión sin seguimiento era una oportunidad perdida.

Por lo tanto, al final de cada sesión, se asignaban responsabilidades claras y se establecían plazos realistas.

Pero no terminaba ahí:

Marta enviaba un correo electrónico de seguimiento a todos los participantes, resumiendo los puntos clave, las decisiones tomadas y los próximos pasos.

 El impacto de estos cambios fue inmediato y profundo.

Las reuniones ya no eran un trámite, sino oportunidades de oro para la colaboración, la innovación y el avance.

Las ideas fluían libremente, los problemas se abordaban de manera proactiva y el equipo de Marta se sintió más unida y motivada que nunca.

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Adil Grimaldo